Stěhování kanceláře není jen o přesunu lidí a počítačů
Stěhování kanceláře bývá často spojováno s pozitivní změnou. Firma roste, potřebuje větší prostory, přesouvá se do modernější budovy nebo optimalizuje náklady. Většina manažerů se soustředí na nové kanceláře, rozmístění pracovních míst, internetové připojení nebo organizaci samotného dne stěhování.
Teprve později přichází otázka, která dokáže celý projekt výrazně zkomplikovat:
Co uděláme se starým nábytkem, nevyužívanou elektronikou a vybavením, které do nových prostor nechceme převážet?
Právě v této fázi se ukazuje, že samotné stěhování bývá často jednodušší než rozhodování o tom, co si firma ponechá a čeho se zbaví.
Není výjimkou, že během několika let provozu kanceláře vznikne velké množství věcí, které nikdo aktivně neřeší:
- staré kancelářské stoly,
- nevyužívané kontejnery,
- rozbité židle,
- archivní skříně,
- tiskárny,
- monitory,
- reklamní materiály,
- staré firemní dokumenty.
A když přijde čas na stěhování kanceláře, všechno se najednou musí vyřešit.
Proč je staré vybavení při stěhování větší starost, než se zdá
Na první pohled to nevypadá složitě.
Řeknete si:
- nepotřebné věci odvezeme,
- nábytek vyhodíme,
- techniku uskladníme.
Realita bývá jiná.
Ve firmě o dvaceti zaměstnancích se běžně nachází:
- 20–30 pracovních stolů,
- 20 kancelářských židlí,
- několik velkých skříní,
- archivní regály,
- desítky monitorů,
- tiskárny,
- síťové prvky,
- stovky kilogramů dokumentů.
Najednou nejde o několik kusů vybavení.
Jde o logistický projekt.
Každý kus nábytku zabírá místo, každá skříň potřebuje odnést a každá stará tiskárna představuje elektroodpad, který nelze jednoduše vyhodit do běžného kontejneru.
Navíc většina firem řeší stěhování během běžného provozu. Zaměstnanci dál pracují, obchod pokračuje a nikdo nemá čas několik týdnů organizovat likvidaci nepotřebného vybavení.
Proto je důležité začít řešit tuto část minimálně měsíc před plánovaným stěhováním.
Největší chyba firem: převézt všechno
Velmi častým scénářem je, že firma ze stresu jednoduše přestěhuje vše.
Výsledek?
Nové kanceláře jsou během několika dnů zaplněné stejnými věcmi, které byly problémem už ve starých prostorách.
Přitom stěhování představuje ideální příležitost udělat inventuru.
Položte si jednoduchou otázku:
Kdybychom toto vybavení kupovali dnes znovu, pořídili bychom ho?
Pokud je odpověď ne, pravděpodobně nemá smysl jej převážet.
Firmy často zjistí, že:
- třetinu nábytku nikdo nepoužívá,
- některé skříně jsou prázdné,
- staré židle nesplňují ergonomické požadavky,
- archiv zabírá prostor zbytečně.
Čím méně věcí stěhujete, tím rychlejší a levnější bývá celý proces.
Co si vzít s sebou a co nechat – praktická metoda 4 kategorií
Nejlepší způsob, jak se v situaci zorientovat, je rozdělit vybavení do čtyř skupin.
1. Přestěhovat
Patří sem:
- kvalitní nábytek,
- moderní technika,
- vybavení v dobrém stavu,
- věci potřebné pro provoz.
Pokud nábytek dobře slouží a zapadne do nových prostor, není důvod jej vyřazovat.
2. Prodat
Řada kancelářského vybavení má stále tržní hodnotu.
Například:
- ergonomické židle,
- konferenční stoly,
- uzamykatelné skříně,
- recepční nábytek.
Při dostatečném předstihu lze část vybavení prodat a získat zpět část investovaných prostředků.
3. Darovat
Některé organizace uvítají vybavení, které už ve firmě nemá využití.
Často jde o:
- školy,
- spolky,
- neziskové organizace,
- komunitní centra.
Darování bývá rychlé a společensky prospěšné řešení.
4. Zlikvidovat
Sem patří:
- poškozený nábytek,
- rozbité židle,
- zastaralá technika,
- věci bez dalšího využití.
Právě zde vzniká potřeba řešit likvidaci kancelářského nábytku a odborný odvoz vybavení.
Jak správně naplánovat vyřazení vybavení
Mnoho firem podcení časovou náročnost.
Pokud máte:
- 20 stolů,
- 3 velké skříně,
- několik regálů,
- archiv,
nejde o práci na jedno odpoledne.
Je potřeba:
- rozhodnout, co zůstane,
- označit vybavení,
- naplánovat odvoz,
- zajistit manipulaci,
- zajistit likvidaci.
Zejména ve větších kancelářských budovách bývá komplikací:
- omezený přístup k výtahu,
- parkování,
- časová omezení budovy,
- požadavky správce objektu.
Právě proto mnoho firem využívá profesionální služby zaměřené na stěhování kanceláře, kde je potřeba zvládnout nejen odvoz, ale i koordinaci celé akce.
Možnosti, jak se zbavit nepotřebného kancelářského vybavení
Jakmile víte, co nebudete převážet, přichází další otázka:
Jak se toho všeho zbavit?
První možností je vlastní odvoz.
To však znamená:
- zajistit vozidlo,
- lidi na stěhování,
- nakládku,
- likvidaci odpadu.
U několika kusů nábytku to může fungovat.
U desítek kusů už zpravidla ne.
Druhou možností je objednat profesionální firmu.
Ta zajistí:
- demontáž,
- odnos,
- nakládku,
- odvoz,
- ekologickou likvidaci.
Z pohledu office manažera jde často o nejjednodušší řešení, protože nemusí koordinovat desítky drobných úkolů.
Odvoz starého vybavení firmy: na co se nejčastěji zapomíná
Při plánování se většina firem soustředí na velké kusy nábytku.
Zapomíná se však na:
- kabeláž,
- záložní zdroje,
- síťové prvky,
- staré monitory,
- tiskárny,
- reklamní stojany,
- vzorky produktů,
- skladové zásoby.
Ve výsledku může drobné vybavení zabrat více času než samotné stoly a skříně.
Proto doporučujeme vytvořit seznam všech prostor:
- kanceláře,
- sklad,
- archiv,
- serverovna,
- kuchyňka,
- recepce.
Každý prostor projděte samostatně.
Tím výrazně snížíte riziko, že po předání prostor objevíte zapomenuté vybavení.
Kdy se vyplatí řešit stěhování kanceláře samostatně a kdy externě
Obecně platí jednoduché pravidlo.
Pokud řešíte:
- několik stolů,
- pár židlí,
- malé kanceláře,
zvládnete situaci interně.
Pokud ale jde o:
- celé patro,
- desítky pracovních míst,
- archiv,
- sklad,
bývá profesionální řešení levnější.
Důvod je jednoduchý.
Zaměstnanci firmy jsou placeni za svou práci, ne za rozebírání skříní a odvoz odpadu.
Čas, který stráví vyklízením, je často dražší než samotná služba.
Zvláštní případ: IT technika a elektronika
Jednou z nejčastěji podceňovaných oblastí při stěhování kanceláře je IT technika. Na rozdíl od běžného nábytku totiž nejde jen o fyzický přesun zařízení z bodu A do bodu B.
Počítače, notebooky, servery, tiskárny, síťové prvky nebo datová úložiště obsahují informace, které mohou být pro firmu velmi citlivé.
Před vyřazením techniky je potřeba položit si několik důležitých otázek:
- Obsahuje zařízení osobní údaje?
- Jsou na discích obchodní data?
- Nacházejí se zde účetní nebo personální informace?
- Jsou data bezpečně zálohována?
Mnoho firem udělá chybu, že staré počítače jednoduše odveze do skladu nebo je předá k likvidaci bez předchozího zabezpečení dat.
To představuje významné riziko.
Jak postupovat správně
Před vyřazením IT techniky doporučujeme:
- Zálohovat potřebná data.
- Provést kontrolu uložených informací.
- Bezpečně smazat datová úložiště.
- Vyřadit zařízení z firemní evidence.
- Zajistit ekologickou likvidaci.
Je důležité si uvědomit, že staré počítače, monitory nebo tiskárny nelze vyhodit do běžného komunálního odpadu.
Elektrozařízení podléhá zvláštním pravidlům likvidace a musí být předáno oprávněným subjektům.
Právě během stěhování kanceláře bývá ideální příležitost provést audit techniky a zbavit se zařízení, která již několik let nikdo nepoužívá.
Ve většině firem se totiž najdou:
- staré notebooky,
- nefunkční tiskárny,
- síťové prvky po předchozích modernizacích,
- náhradní monitory,
- kabeláž, jejíž účel už nikdo nezná.
Každý takový předmět zabírá prostor a zvyšuje náklady na stěhování.
Co s firemními dokumenty a archivy
Další oblastí, která bývá při stěhování kanceláře přehlížena, jsou archivy.
Zejména firmy fungující déle než několik let mají často místnosti nebo skříně plné dokumentů, které nikdo pravidelně nekontroluje.
Při přípravě na stěhování se ukáže, že:
- některé dokumenty je nutné uchovávat,
- jiné lze skartovat,
- další mohou být digitalizovány.
Jaké dokumenty nelze jen tak vyhodit
Mezi nejčastější patří:
- účetní doklady,
- daňová dokumentace,
- personální spisy,
- smlouvy,
- technická dokumentace,
- dokumenty související s reklamacemi nebo právními vztahy.
Délka povinného uchovávání se liší podle typu dokumentu.
Proto je vhodné před stěhováním konzultovat situaci s účetní, daňovým poradcem nebo právníkem.
Kdy dává smysl skartace
Naopak velké množství dokumentů už bývá po zákonné lhůtě.
Typicky jde o:
- staré pracovní materiály,
- neaktuální interní dokumentaci,
- zastaralé marketingové materiály,
- duplicitní dokumenty.
Bezpečná skartace může výrazně snížit objem archivů a ušetřit náklady na stěhování.
Není výjimkou, že firma po důkladné revizi sníží objem archivovaných dokumentů o 30–50 %.
Digitalizace jako příležitost
Stěhování kanceláře bývá také ideální příležitostí k digitalizaci.
Namísto převážení několika archivních skříní lze část dokumentace převést do elektronické podoby.
Výhody jsou zřejmé:
- méně prostoru,
- rychlejší vyhledávání,
- jednodušší zálohování,
- nižší náklady na budoucí skladování.
Checklist: co vyřešit 30 dní před stěhováním kanceláře
Následující seznam doporučujeme projít minimálně měsíc před plánovaným přesunem.
30 dní před stěhováním
□ Proveďte inventuru kancelářského nábytku.
□ Zkontrolujte stav veškeré IT techniky.
□ Vytvořte seznam vybavení, které nebude přesunuto.
□ Rozhodněte, co se prodá, daruje nebo zlikviduje.
□ Zkontrolujte archivní dokumentaci.
□ Kontaktujte případné zájemce o odkup vybavení.
□ Získejte cenové nabídky na vyklízení kanceláře.
21 dní před stěhováním
□ Označte nábytek určený k likvidaci.
□ Naplánujte odvoz starého vybavení firmy.
□ Zahajte třídění dokumentů.
□ Připravte seznam elektroniky určené k vyřazení.
□ Ověřte pravidla budovy pro stěhování.
14 dní před stěhováním
□ Proveďte zálohy dat.
□ Připravte techniku na transport.
□ Zajistěte bezpečné odstranění dat z vyřazovaných zařízení.
□ Dokončete třídění archivů.
□ Naplánujte rozmístění vybavení v nových prostorách.
7 dní před stěhováním
□ Zkontrolujte, že vše určené k likvidaci je označeno.
□ Ověřte termín odvozu.
□ Informujte zaměstnance o harmonogramu.
□ Připravte krizový plán pro případ zpoždění.
□ Dokončete vyklízení nepotřebných prostor.
Den stěhování
□ Zkontrolujte kanceláře.
□ Zkontrolujte sklady.
□ Zkontrolujte archivy.
□ Zkontrolujte serverovnu.
□ Pořiďte fotodokumentaci předávaných prostor.
□ Předejte klíče a potvrzení o předání.
Nejčastější chyby při stěhování kanceláře
Po letech zkušeností se opakují stále stejné problémy.
Firma začne příliš pozdě
Nejčastější chyba.
Lidé se soustředí na nové prostory a staré vybavení začnou řešit týden před stěhováním.
Výsledkem je chaos.
Všechno se přestěhuje
Místo třídění se jednoduše převeze vše.
Nová kancelář pak zdědí stejné problémy jako ta původní.
Nikdo není zodpovědný
Pokud není určen konkrétní koordinátor, vznikají zmatky.
Každý předpokládá, že daný úkol řeší někdo jiný.
Podcenění objemu odpadu
Firmy často výrazně podcení množství věcí určených k likvidaci.
Ve výsledku je potřeba objednávat další dopravu nebo dodatečné kontejnery.
Kdy dává smysl zavolat vyklízecí firmu
Ne každé stěhování kanceláře vyžaduje profesionální vyklízení.
Pokud však řešíte:
- desítky pracovních míst,
- velké množství nábytku,
- archivní místnosti,
- elektroodpad,
- více pater budovy,
- krátký časový harmonogram,
stává se profesionální řešení velmi efektivní.
Specializovaná firma zajistí:
- demontáž nábytku,
- odnos vybavení,
- likvidaci kancelářského nábytku,
- ekologické zpracování odpadu,
- odvoz starého vybavení firmy,
- kompletní vyklizení prostor.
Zejména ve větších městech bývá služba stěhování kanceláře častou součástí stěhovacích projektů, protože umožňuje předat původní prostory rychle, bez stresu a bez zbytečných komplikací.
Závěr
Stěhování kanceláře je mnohem víc než jen přesun stolů a počítačů do nové budovy. Je to jedinečná příležitost zbavit se všeho, co firmě už neslouží, zefektivnit pracovní prostředí a začít v nových prostorách s větším pořádkem.
Největší chybou bývá odkládání rozhodnutí o starém vybavení na poslední chvíli. Čím dříve začnete řešit nábytek, elektroniku, archivy a nepotřebné vybavení, tím jednodušší a levnější bude celý přesun.
Pokud už nyní víte, že vás čekají desítky stolů, skříní, archivů nebo nefunkční techniky, vyplatí se řešit vyklízení současně se stěhováním. Ušetříte čas, náklady i nervy a nové kanceláře budou od prvního dne fungovat tak, jak mají.
