Kde hledat úskalí po oznámení o nových aktivitách
Staré prostory nemusí být problémem jen proto, že jsou staré. Problém nastává ve chvíli, kdy přestanou odpovídat tomu, co od nich firma potřebuje. Podnikání se postupně mění, přicházejí nové služby, technologie, lidé i zákazníci, ale kanceláře, sklady a provozní zázemí často zůstávají uspořádané podle potřeb, které platily před několika lety.
Manažer se potom může ocitnout v nepříjemné situaci. Z jedné strany přichází informace o plánovaném rozšíření podnikání, z druhé upozornění na nižší výkonnost zaměstnanců, nedostatek místa nebo přeplněné plochy. Lidé improvizují, přesouvají věci z místa na místo a hledají volný prostor pro činnosti, se kterými původní dispozice vůbec nepočítala.
Prvním úkolem proto nemusí být okamžité hledání větší budovy. Nejdříve je vhodné zjistit, co firma skutečně potřebuje a kolik prostoru už dnes zbytečně zabírají věci, které jejímu současnému fungování neslouží.
Nejdůležitější věci, které se řeší při rozšíření firmy: nový směr a staré prostory
Rozšíření firmy obvykle nevzniká izolovaně. Přichází s ním několik změn současně. Může být potřeba přijmout nové zaměstnance, instalovat další technologii, vytvořit nové pracovní místo, rozšířit skladovou kapacitu, změnit logistiku nebo oddělit jednotlivé provozní činnosti.
Právě v takové chvíli se ukáže skutečný stav současného zázemí.
Na papíře může mít firma například dostatečný počet metrů čtverečních. Ve skutečnosti jsou ale některé místnosti zaplněné starými regály, vyřazeným nábytkem, dokumenty, nepoužívanou elektronikou, obaly, náhradními díly nebo materiálem, o kterém už nikdo přesně neví, komu patří a zda bude ještě někdy potřeba.
Vznikají tak nevyhovující prostory, aniž by byla samotná budova technicky nevyhovující.
Problémem není pouze množství věcí. Důležitý je také jejich vliv na způsob práce lidí. Zaměstnanec, který musí několikrát denně přesouvat překážející materiál nebo hledat místo pro běžnou činnost, spotřebovává čas i pozornost na úkony, které nevytvářejí žádnou hodnotu.
Přeplněné pracoviště může komplikovat:
- pohyb zaměstnanců,
- manipulaci s materiálem,
- ukládání dokumentů,
- přístup k technologiím,
- zásobování,
- úklid a údržbu,
- orientaci nových pracovníků,
- zavedení dalších pracovních míst.
Manažer proto potřebuje oddělit dvě otázky.
První zní: Má firma skutečně málo prostoru?
Druhá: Nebo pouze velkou část současného prostoru používá neefektivně?
Toto rozlišení může zásadně změnit další rozhodování.
Stěhování celé firmy je nákladná a organizačně náročná operace. Pokud lze potřebnou kapacitu získat reorganizací a vyklizením současného zázemí, může být rychlejším řešením nejprve obnovit využitelnost stávajících místností.
Na druhou stranu není účelné snažit se za každou cenu udržet provoz v budově, která již objektivně nedokáže podporovat nové aktivity firmy.
Smyslem prvního posouzení tedy není dokázat, že současné prostory musí zůstat. Jde o získání dostatečných informací pro rozhodnutí, zda je lepší:
- reorganizovat současné místnosti,
- část prostor vyklidit,
- změnit jejich účel,
- pronajmout další prostor,
- nebo připravit kompletní přestěhování provozu.
Ve chvíli, kdy jsou tyto varianty oddělené, přestává být situace neurčitým problémem a začíná být konkrétním projektem.
Možnosti, jak se zbavit nepotřebných věcí hromadících se ve skladech a zázemí firmy
Při důkladnější kontrole firemního zázemí se téměř vždy objeví věci, které se uchovávaly ze zvyku. Často několik let.
Důvod bývá pochopitelný: „Mohlo by se to ještě hodit.“
Postupně však přibývají další položky a původně volný sklad se změní v místo, kde se věci spíše odkládají než skutečně skladují.
Než se začne prostor fyzicky vyklízet, je vhodné majetek rozdělit alespoň do několika skupin.
Věci, které firma stále používá
Ty mají zůstat a potřebují své logické místo. Právě při reorganizaci lze často zjistit, že jejich současné umístění neodpovídá frekvenci používání.
Věci, které lze prodat
Zachovalý kancelářský nábytek, regály, elektronika, stroje nebo vybavení mohou mít stále hodnotu. Prodej prostřednictvím bazaru nebo specializovaného obchodníka může část této hodnoty vrátit firmě.
Je ale vhodné započítat také čas zaměstnance, který musí věci nafotit, nabídnout, komunikovat se zájemci a organizovat jejich předání.
Ne každá věc, kterou lze teoreticky prodat, se proto ekonomicky vyplatí prodávat.
Věci vhodné k darování
Některý nábytek nebo vybavení může ještě dobře posloužit například neziskové organizaci, spolku či jiné instituci.
Výhodou je další využití věci místo její likvidace. I zde je však potřeba předem zjistit, zda má příjemce o konkrétní vybavení skutečný zájem a zda je schopen zajistit jeho převzetí.
Věci určené k ekologické likvidaci
Poškozený nábytek, nefunkční technika, směsný materiál a další odpad je potřeba správně roztřídit a předat k odpovídající likvidaci.
Právě zde může být výhodné využít profesionální vyklízecí firmu, protože interní zaměstnanci nemusí ztrácet pracovní čas manipulací, nakládáním a odvozem.
Největší chybou bývá vytvořit pouze jednu kategorii: „Teď to nepotřebujeme.“
Taková hromada se totiž často jen přesune ze skladu do jiné místnosti a problém pokračuje.
Jak mohou staré prostory získat místo pro nové aktivity
Jakmile je jasné, které věci skutečně musí zůstat, lze začít pracovat se samotným prostorem.
Cílem není jen vytvořit prázdnou místnost. Cílem je připravit ji pro konkrétní budoucí využití.
Jiný způsob řešení potřebuje místnost, která se má změnit na kancelář, jiný budoucí sklad, dílna nebo prostor pro technologii.
Existuje několik základních cest.
Vyklizení vlastními zaměstnanci
Na první pohled jde o nejjednodušší variantu.
Firma rozdělí práci mezi své zaměstnance a během několika dnů se nepotřebných věcí zbaví.
Toto řešení může fungovat u malého množství vybavení. U větších provozů však vzniká otázka, zda je skutečně ekonomické použít pracovní dobu odborných zaměstnanců na rozebírání nábytku, přenášení skříní nebo odvoz odpadu.
Čas věnovaný vyklízení totiž někde chybí.
Postupné vyklízení po jednotlivých místnostech
Pokud firma nemůže výrazně omezit provoz, lze postupovat po částech.
Nejprve jeden sklad, potom archiv, následně kancelář nebo technické zázemí.
Výhodou je menší zásah do každodenního způsobu fungování firmy. Nevýhodou může být delší doba celého projektu.
Kompletní jednorázové vyklizení
Při větší reorganizaci může být účelnější vyčlenit konkrétní termín a během krátké doby uvolnit větší část provozu.
Zde má význam dobrá příprava.
Před příjezdem pracovníků by již mělo být pokud možno jasné, co zůstává, co se přesune a co může definitivně opustit firmu.
Využití profesionální vyklízecí firmy
Externí firma může převzít fyzickou část projektu – odnos vybavení, demontáž, třídění podle dohody, nakládku a odvoz.
Manažer tak nemusí řešit každý kus nábytku individuálně a vlastní pracovníky může ponechat u činností, pro které byli přijati.
Vyklízecí služba je zvlášť užitečná ve chvíli, kdy je potřeba postupovat rychle nebo minimalizovat omezení provozu.
Dobře připravené vyklizení může navíc ukázat, že prostor, který byl několik let považován za plný, nabízí po odstranění nepotřebného vybavení překvapivě velkou rezervu.
Možnosti, jak vyčistit prostory od nepotřebných věcí pro rozšíření a nový směr podnikání
Vyklizením práce nekončí. Prázdnější místnost je teprve začátek.
Nyní je potřeba rozhodnout, co má být výsledkem.
Pokud firma plánuje rozšíření, je vhodné připravovat prostory podle budoucího provozu, nikoli podle minulosti.
To znamená položit si například otázky:
Kolik lidí zde bude pracovat za rok?
Jaké technologie budou potřebovat?
Kudy se bude pohybovat materiál?
Co musí být pracovníkům dostupné každý den?
Co naopak může zůstat v centrálním skladu?
Jaká rezerva vznikne pro další růst?
Právě poslední otázka bývá důležitá. Jestliže se po reorganizaci zaplní každé uvolněné místo novým vybavením, může firma za několik měsíců řešit stejný problém znovu.
Rozumné je proto nevytvářet pouze místo pro dnešní potřebu, ale také určitou kapacitní rezervu.
Při změně dispozice lze současně upravit systém označení, skladování a pohybu věcí tak, aby byl nový stav dlouhodobě udržitelný.
Pokud totiž firma nezmění pravidla a pouze odstraní současný přebytek, přeplněné plochy se mohou postupně vytvořit znovu.
Proč staré prostory nevyřeší „rychlý úklid“ a pořízení nových prostředků
Ve chvíli, kdy vedení oznámí rozšíření firmy, může vzniknout přirozená snaha jednat okamžitě.
Objednat nové stoly. Přidat další regály. Nakoupit technologii. Přesunout několik skříní. Uvolnit kout skladu.
Krátkodobě to může fungovat.
Jenže pokud je původní systém využívání prostoru již na hraně své kapacity, nový nábytek nebo technologie mohou situaci ještě zhoršit.
Staré prostory nepotřebují kosmetickou úpravu. Potřebují nové posouzení podle současných potřeb firmy.
Právě zde je rozdíl mezi úklidem a reorganizací.
Úklid řeší otázku:
Kam dáme věci, které tady překážejí?
Reorganizace se ptá:
Potřebujeme tyto věci vůbec a jak má tento prostor fungovat v budoucnu?
To je podstatně důležitější otázka.
Stejně tak nelze automaticky předpokládat, že pokles výkonnosti zaměstnanců vyřeší změna pracovních postupů nebo větší tlak na výkon.
Pokud člověk pracuje v prostoru, který ho nutí neustále improvizovat, ztrácí čas hledáním, přenášením nebo obcházením překážek, může být část problému přímo v prostředí.
Manažer by proto měl posuzovat nejen lidi, ale celý systém, ve kterém pracují.
Rozšíření podnikání je vhodnou chvílí k této kontrole.
Firma už stejně bude investovat čas, peníze a energii do změny. Je proto výhodnější vytvořit nový systém najednou než několik měsíců opravovat jednotlivé následky starého uspořádání.
Checklist: co vyřešit před vlastním rozšířením podnikání
Při větším množství úkolů pomáhá převést situaci do konkrétních kroků.
- Sepsat, jaké nové aktivity firma plánuje.
- Stanovit, jaké místnosti a pracovní plochy budou nové aktivity potřebovat.
- Zjistit skutečné využití současných kanceláří, skladů a provozního zázemí.
- Identifikovat nevyhovující prostory a místa, kde zaměstnanci musí improvizovat.
- Zjistit, kde vznikají přeplněné plochy.
- Prověřit, které skladované věci se skutečně používají.
- Rozdělit nepotřebné vybavení na věci k prodeji, darování, recyklaci a likvidaci.
- Rozhodnout, které věci budou přesunuty do jiného skladu.
- Stanovit budoucí účel jednotlivých místností.
- Prověřit, zda reorganizace současných prostor vytvoří dostatečnou kapacitu.
- Porovnat tuto variantu s pronájmem nebo přestěhováním do jiných prostor.
- Rozhodnout, zda vyklízení provedou vlastní zaměstnanci, nebo externí firma.
- Naplánovat vyklízení tak, aby co nejméně narušilo běžný provoz.
- Připravit nové uspořádání prostoru ještě před nákupem dalšího vybavení.
- Počítat s rezervou pro další rozvoj firmy.
- Nastavit pravidla, která zabrání opětovnému hromadění nepotřebných věcí.
Manažer nemusí mít všechny odpovědi v první den.
Podstatné je vytvořit postup, ve kterém se problém rozdělí na zvládnutelné části. Nejprve potřeby firmy, potom skutečný stav prostoru, následně odstranění nepotřebných věcí a až poté rozhodnutí, zda současné zázemí ještě dokáže podporovat další rozvoj.
Tím se výrazně snižuje riziko unáhleného rozhodnutí.
Možná se ukáže, že firma skutečně potřebuje nové prostory. Pak ale bude stěhovat jen to, co skutečně potřebuje.
Možná naopak důkladné vyklizení a reorganizace odkryjí kapacitu, která byla celé roky schovaná za starým vybavením, zásobami a věcmi odloženými „pro jistotu“.
V obou případech získá vedení firmy důležitou věc – jasnější přehled a větší kontrolu nad změnou.
Když potřebujete uvolnit prostor rychle a bez zbytečného zásahu do provozu
Rozšíření firmy nemusí začínat stěhováním. Někdy stačí nejprve zjistit, kolik využitelného místa se skrývá v současném zázemí.
Pokud potřebujete uvolnit kanceláře, sklady nebo provozní místnosti a nechcete zatěžovat vlastní zaměstnance přesouváním nábytku a odvozem nepotřebného vybavení, můžete využít profesionální vyklízení firem a kanceláří.
Vyklízení může být jedním z praktických kroků celého projektu – ne cílem samo o sobě. Cílem je připravit prostor tak, aby odpovídal tomu, kam se firma právě posouvá.
Staré prostory totiž nemusí firmu brzdit navždy. Někdy potřebují pouze přestat sloužit minulosti a začít znovu sloužit tomu, co firma plánuje dělat dál.
